Algemene Voorwaarden

InitLabs: Initlabs B.V., gevestigd te Wijchen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95157565.

Opdrachtgever: het bedrijf, de organisatie of de professional die een Overeenkomst met InitLabs sluit.

Overeenkomst: de overeenkomst tussen InitLabs en Opdrachtgever, bestaande uit de geaccepteerde Offerte of het getekende contract, deze Algemene Voorwaarden en, waar van toepassing, de Verwerkersovereenkomst en een eventuele service level agreement.

Offerte: een schriftelijk aanbod van InitLabs waarin de Diensten, de scope, de vergoedingen en eventuele specifieke afspraken zijn beschreven.

Diensten: alle diensten die InitLabs onder een Overeenkomst levert, waaronder detachering, softwareontwikkeling, hosting, onderhoud, support en AI-functies.

Resultaten: alles wat InitLabs onder een Overeenkomst aan Opdrachtgever oplevert, zoals Software, ontwerpen, documentatie, configuraties en rapportages.

Software: software die InitLabs voor Opdrachtgever ontwikkelt, configureert of aanpast, inclusief broncode en documentatie.

Gehoste Dienst: Software of andere functionaliteit die InitLabs draait op infrastructuur die zij beheert en via internet aan Opdrachtgever beschikbaar stelt.

AI-functie: functionaliteit binnen een Dienst die een AI-model, zoals een groot taalmodel, gebruikt om Uitvoer te maken.

Invoer: gegevens die Opdrachtgever, haar gebruikers of haar eindklanten aan een AI-functie aanbieden, zoals vragen, tickets, berichten en documenten.

Uitvoer: inhoud die een AI-functie op basis van Invoer maakt, zoals antwoorden, samenvattingen, classificaties en conceptantwoorden.

Klantgegevens: alle gegevens die Opdrachtgever of haar gebruikers aan InitLabs verstrekken of in een Dienst opslaan, waaronder Invoer, Uitvoer, kennisbronnen, gespreksgeschiedenis en de persoonsgegevens die daarin staan.

Externe Leverancier: een partij van wie InitLabs diensten gebruikt om een Dienst te leveren, zoals een hostingpartij of een aanbieder van AI-modellen.

Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst tussen InitLabs en Opdrachtgever in de zin van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Professional: een IT-specialist die InitLabs onder Module A aan Opdrachtgever ter beschikking stelt.

Inzet: de periode waarin een Professional via InitLabs werkzaamheden voor Opdrachtgever verricht.

Vertrouwelijke Informatie: alle niet-openbare informatie die de ene partij in verband met een Overeenkomst met de andere partij deelt, waaronder Klantgegevens.

Schriftelijk: op papier of per e-mail, inclusief een elektronische handtekening.

Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officiële feestdagen in Nederland.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Offertes, Overeenkomsten en Diensten van InitLabs.

Het Algemeen Deel geldt voor iedere Overeenkomst. De volgende modules gelden aanvullend, voor zover de Overeenkomst de bijbehorende Diensten omvat:

Als de documenten waaruit de Overeenkomst bestaat met elkaar in strijd zijn, geldt de volgende rangorde, waarbij het eerdere document voorgaat op de latere:

De algemene voorwaarden van Opdrachtgever, onder welke naam ook, zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

InitLabs levert haar Diensten aan bedrijven, organisaties en professionals die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. De Diensten zijn niet bedoeld voor consumenten.

Als een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

Deze Algemene Voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands en het Engels. Als de twee versies van elkaar afwijken, gaat de Nederlandse versie voor.

Offertes zijn vrijblijvend en dertig (30) dagen geldig vanaf de datum van de Offerte, tenzij in de Offerte anders staat.

De Overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever de Offerte Schriftelijk accepteert, of zodra InitLabs op verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering van de Diensten begint, als dat eerder is.

Schattingen van tijd en budget in een Offerte zijn indicatief, tenzij de Offerte uitdrukkelijk een vaste prijs of een vaste opleverdatum noemt.

Wijzigingen in de scope van de Diensten worden Schriftelijk afgesproken. InitLabs laat Opdrachtgever vooraf weten wat een gevraagde wijziging betekent voor de vergoedingen en de planning. Werk buiten de afgesproken scope wordt gefactureerd tegen de afgesproken tarieven, of tegen de geldende tarieven van InitLabs als er geen tarieven zijn afgesproken.

InitLabs voert de Diensten zorgvuldig en naar beste vermogen uit, in lijn met de stand van de techniek. Tenzij de Overeenkomst uitdrukkelijk een bepaald resultaat toezegt, gaat InitLabs een inspanningsverplichting aan en geen resultaatsverplichting.

Opdrachtgever verstrekt tijdig en kosteloos alles wat InitLabs redelijkerwijs nodig heeft om de Diensten uit te voeren, waaronder:

Als Opdrachtgever haar verplichtingen uit artikel 4.2 niet nakomt, mag InitLabs de betreffende werkzaamheden opschorten en de extra kosten die daardoor ontstaan in rekening brengen. Afgesproken opleverdata schuiven dan dienovereenkomstig op.

Opleverdata zijn streefdata, tenzij ze uitdrukkelijk en Schriftelijk als fatale termijn zijn afgesproken. Bij overschrijding van een streefdatum is InitLabs pas in verzuim nadat Opdrachtgever haar Schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke termijn om alsnog na te komen, en InitLabs binnen die termijn niet is nagekomen.

InitLabs mag onderaannemers en Externe Leveranciers inschakelen om de Diensten uit te voeren. InitLabs blijft tegenover Opdrachtgever verantwoordelijk voor hun werk, met inachtneming van artikel 9. Voor de verwerking van persoonsgegevens gelden de regels over subverwerkers in de Verwerkersovereenkomst.

De vergoedingen staan in de Overeenkomst en kunnen bestaan uit uurtarieven, vaste prijzen, periodieke vergoedingen, vergoedingen op basis van gebruik of plaatsingsfees. Alle vergoedingen zijn in euro's en exclusief btw.

Tenzij in de Overeenkomst anders staat, factureert InitLabs als volgt:

Facturen moeten binnen dertig (30) dagen na factuurdatum worden betaald.

Als Opdrachtgever niet op tijd betaalt, is zij zonder ingebrekestelling in verzuim. InitLabs mag dan de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek) en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

Als een factuur veertien (14) dagen na de vervaldatum nog niet is betaald, mag InitLabs de Diensten opschorten nadat zij Opdrachtgever daarover Schriftelijk heeft geïnformeerd.

InitLabs mag haar tarieven eenmaal per kalenderjaar aanpassen, met een aankondiging van ten minste zestig (60) dagen vooraf.

Als een Externe Leverancier de prijzen verhoogt die InitLabs voor een Dienst betaalt, mag InitLabs die verhoging doorberekenen met een Schriftelijke aankondiging van ten minste dertig (30) dagen vooraf. Als de vergoeding voor die Dienst daardoor met meer dan tien procent (10%) stijgt, mag Opdrachtgever die Dienst opzeggen per de datum waarop de verhoging ingaat.

Alle intellectuele eigendomsrechten op software, tools, componenten, bibliotheken, methoden, sjablonen en kennis die InitLabs al vóór de Overeenkomst had of onafhankelijk daarvan ontwikkelt ("Achtergrond-IE") blijven bij InitLabs of haar licentiegevers.

Opdrachtgever behoudt alle rechten op Klantgegevens. Opdrachtgever geeft InitLabs een beperkt, niet-exclusief recht om Klantgegevens te gebruiken, uitsluitend voor zover dat nodig is om de Overeenkomst uit te voeren.

Wie eigenaar is van de Resultaten staat in de toepasselijke module: artikel 16.4 voor detachering en artikel 22 voor softwareontwikkeling. Zonder zo'n regel blijven alle rechten bij InitLabs en krijgt Opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht voor het doel van de Overeenkomst.

InitLabs mag de algemene kennis, ervaring en vaardigheden die zij bij de uitvoering van de Overeenkomst opdoet vrij gebruiken, mits zij geen Vertrouwelijke Informatie van Opdrachtgever prijsgeeft.

Opdrachtgever staat ervoor in dat materialen die zij aan InitLabs verstrekt geen inbreuk maken op rechten van derden, en vrijwaart InitLabs voor aanspraken van derden die op zulke materialen zijn gebaseerd.

Iedere partij houdt de Vertrouwelijke Informatie van de andere partij geheim, gebruikt die alleen om de Overeenkomst uit te voeren, en deelt die alleen met personen die haar daarvoor nodig hebben en aan een gelijkwaardige geheimhoudingsplicht gebonden zijn.

Deze verplichting geldt tot twee (2) jaar na het einde van de Overeenkomst of de Inzet, als dat later is. Voor Klantgegevens geldt zij zolang InitLabs die gegevens onder zich heeft.

De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

Beide partijen houden zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Als InitLabs persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Opdrachtgever, bijvoorbeeld bij het hosten van Software, het draaien van een supportdesk of het leveren van AI-functies, is Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en InitLabs verwerker. Partijen sluiten een Verwerkersovereenkomst voordat die verwerking begint. InitLabs stelt daarvoor een standaard Verwerkersovereenkomst beschikbaar.

Tenzij Schriftelijk anders is afgesproken, slaat InitLabs Klantgegevens uitsluitend op en verwerkt zij die uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). De hostinglocaties en de ingeschakelde subverwerkers staan in de Verwerkersovereenkomst.

InitLabs gebruikt Klantgegevens niet voor eigen doeleinden, en verkoopt of deelt ze niet voor advertenties. Klantgegevens worden alleen gebruikt om de Overeenkomst uit te voeren, tenzij Opdrachtgever vooraf Schriftelijk toestemming geeft.

InitLabs neemt passende technische en organisatorische maatregelen om Klantgegevens te beveiligen, in lijn met artikel 32 AVG. De maatregelen staan beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

InitLabs verstrekt Klantgegevens alleen aan autoriteiten van landen buiten de EER als het Unierecht of een internationaal verdrag waarbij Nederland partij is daartoe verplicht, in lijn met artikel 32 van de Europese Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854). Waar toegestaan informeert InitLabs Opdrachtgever voorafgaand aan de verstrekking.

Als InitLabs persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld contactgegevens van medewerkers van Opdrachtgever voor facturatie en accountbeheer, is de Privacyverklaring van InitLabs van toepassing.

De totale aansprakelijkheid van InitLabs op grond van of in verband met een Overeenkomst, op welke grondslag ook, is beperkt tot de vergoedingen die onder die Overeenkomst zijn betaald of verschuldigd in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

InitLabs is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en reputatieschade. InitLabs is evenmin aansprakelijk voor verlies of beschadiging van gegevens, behalve als dat het gevolg is van het niet uitvoeren van back-ups die InitLabs heeft toegezegd.

InitLabs is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:

De beperkingen in dit artikel gelden niet voor schade die is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van InitLabs.

Een recht op schadevergoeding ontstaat alleen als Opdrachtgever de schade zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen twaalf (12) maanden na ontdekking, Schriftelijk bij InitLabs meldt. Vorderingen die niet binnen die termijn zijn gemeld, vervallen.

De beperkingen in dit artikel gelden ook voor de Professionals, medewerkers en onderaannemers van InitLabs, die zich daar rechtstreeks op kunnen beroepen.

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet nakomen van een verplichting door omstandigheden buiten haar redelijke invloed, waaronder natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen, oorlog, grootschalige cyberaanvallen, stroomstoringen, storingen in de publieke internetinfrastructuur en storingen bij Externe Leveranciers.

Als de overmacht langer duurt dan zestig (60) dagen, mag iedere partij het getroffen deel van de Overeenkomst Schriftelijk opzeggen, zonder verplichting tot schadevergoeding. Werk dat al is uitgevoerd, blijft verschuldigd.

De looptijd van de Overeenkomst staat in de Offerte. Als de Offerte geen looptijd noemt:

Na de eerste looptijd kan iedere partij periodieke Diensten Schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van dertig (30) dagen, tegen het einde van een kalendermaand.

Opdrachtgever mag een project tussentijds Schriftelijk opzeggen. Opdrachtgever betaalt dan het werk dat tot de datum van opzegging is uitgevoerd en de kosten die InitLabs niet meer kan annuleren.

Iedere partij mag de Overeenkomst Schriftelijk met onmiddellijke ingang ontbinden als:

Bij beëindiging blijven alle openstaande facturen verschuldigd. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging door te lopen, waaronder die over geheimhouding, intellectueel eigendom, aansprakelijkheid, gegevensbescherming en exit, blijven van kracht.

Bij beëindiging van een Dienst waarin InitLabs Klantgegevens onder zich heeft, worden de Klantgegevens teruggegeven en verwijderd zoals beschreven in artikel 25 en de Verwerkersovereenkomst.

Mededelingen onder de Overeenkomst worden Schriftelijk verstuurd naar de contactgegevens in de Overeenkomst. Mededelingen aan InitLabs kunnen worden gestuurd naar contact@initlabs.nl.

Opdrachtgever mag haar rechten en plichten uit de Overeenkomst alleen aan een derde overdragen met voorafgaande Schriftelijke toestemming van InitLabs. InitLabs mag de Overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger of groepsmaatschappij, en informeert Opdrachtgever daar Schriftelijk over.

Tenzij Opdrachtgever daar Schriftelijk bezwaar tegen maakt, mag InitLabs Opdrachtgever als klant noemen en het project in algemene termen beschrijven, zonder Vertrouwelijke Informatie prijs te geven.

Als een partij een recht niet uitoefent, betekent dat niet dat zij afstand doet van dat recht.

InitLabs mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen. Iedere versie heeft een versienummer en datum. Op een Overeenkomst is de versie van toepassing die gold toen de Overeenkomst tot stand kwam.

InitLabs mag een nieuwe versie van toepassing verklaren op bestaande Overeenkomsten met een Schriftelijke aankondiging van ten minste dertig (30) dagen vooraf. Als een wijziging wezenlijk in het nadeel van Opdrachtgever is, mag Opdrachtgever de betrokken Diensten opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat. Zegt Opdrachtgever niet op, dan geldt de nieuwe versie vanaf die datum.

Wijzigingen die de wet vereist, of wijzigingen die alleen in het voordeel van Opdrachtgever zijn, mogen eerder ingaan.

Eerdere versies van deze Algemene Voorwaarden zijn op verzoek bij InitLabs verkrijgbaar.

Op de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is niet van toepassing.

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland, locatie Arnhem.

Voordat zij naar de rechter stappen, proberen partijen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

Onder deze module levert InitLabs de volgende diensten:

Opdrachtgever:

Tenzij directe werving is afgesproken, blijven Professionals gedurende de Inzet bij InitLabs onder contract. InitLabs verzorgt de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en administratie.

Tijdens de Inzet en tot twaalf (12) maanden na het einde ervan neemt Opdrachtgever een door InitLabs voorgestelde Professional niet rechtstreeks of via een derde in dienst of opdracht, tenzij een overgang op grond van artikel 18 is afgesproken.

Intellectuele eigendomsrechten op werk dat een Professional tijdens een Inzet voor Opdrachtgever maakt, binnen de scope die in de Overeenkomst is vastgelegd, komen toe aan Opdrachtgever. InitLabs zorgt ervoor dat deze rechten aan Opdrachtgever worden overgedragen en werkt mee aan een eventueel daarvoor benodigde akte. Op Achtergrond-IE van InitLabs blijft artikel 6.1 van toepassing.

Professionals zijn gebonden aan de geheimhoudingsverplichtingen in artikel 7.

Als een Professional binnen de eerste twintig (20) Werkdagen van een Inzet niet aan de afgesproken eisen voldoet, levert InitLabs zonder extra kosten een vervanger.

Als een via directe werving geplaatste Professional binnen negentig (90) dagen de organisatie van Opdrachtgever verlaat, zoekt InitLabs een vervanger zonder een extra plaatsingsfee in rekening te brengen.

Na een Inzet van ten minste zes (6) maanden mag Opdrachtgever verzoeken om de Professional zelf in dienst te nemen. Daarvoor geldt een overnamevergoeding, zoals vastgelegd in de Overeenkomst.

De overnamevergoeding neemt af naar verhouding van de duur van de voorafgaande Inzet. Het afbouwschema staat in de Overeenkomst.

InitLabs ontwikkelt de Software op basis van de specificaties in de Overeenkomst. Als de specificaties bij de start niet volledig zijn, werken partijen die gezamenlijk uit tijdens het project.

InitLabs werkt iteratief en laat vroeg en vaak werkende Software zien. Opdrachtgever neemt deel aan reviews en geeft tijdig feedback.

Waar afgesproken heeft Opdrachtgever tijdens de ontwikkeling toegang tot de broncoderepository en de hostingconfiguratie.

Nadat InitLabs een Resultaat of mijlpaal heeft opgeleverd, heeft Opdrachtgever tien (10) Werkdagen om dit te testen aan de hand van de afgesproken specificaties (de acceptatietermijn).

Een Resultaat is geaccepteerd zodra:

Een Gebrek is een wezenlijke en reproduceerbare afwijking van de afgesproken specificaties. Als Opdrachtgever binnen de acceptatietermijn Gebreken meldt, herstelt InitLabs die binnen een redelijke termijn en levert zij opnieuw op, waarna voor de herstelde onderdelen een nieuwe acceptatietermijn van vijf (5) Werkdagen geldt.

Opdrachtgever mag acceptatie niet weigeren vanwege kleine Gebreken die productief gebruik niet in de weg staan, of om redenen die geen verband houden met de afgesproken specificaties. Kleine Gebreken herstelt InitLabs op grond van artikel 21.

Gedurende drie (3) maanden na acceptatie herstelt InitLabs kosteloos Gebreken in de Software, mits Opdrachtgever die Schriftelijk en met een reproduceerbare omschrijving meldt.

De garantie geldt niet voor Gebreken die zijn veroorzaakt door:

InitLabs garandeert niet dat de Software foutloos is of zonder onderbreking werkt. Ondersteuning na de garantieperiode valt onder een aparte onderhoudsovereenkomst of wordt gefactureerd tegen de afgesproken tarieven.

Tenzij in de Offerte anders staat, gaan de intellectuele eigendomsrechten op Software die InitLabs specifiek voor Opdrachtgever ontwikkelt over op Opdrachtgever zodra Opdrachtgever alle vergoedingen voor die Software heeft betaald. Dit artikel geldt als akte van overdracht in de zin van artikel 2 van de Auteurswet. Tot de volledige betaling heeft Opdrachtgever een niet-exclusief recht om de Software te gebruiken.

In de Offerte kan staan dat InitLabs eigenaar van de Software blijft, bijvoorbeeld als de Software is gebouwd op een platform van InitLabs. In dat geval krijgt Opdrachtgever een niet-exclusieve licentie om de Software te gebruiken voor de duur en het doel die in de Offerte staan.

Achtergrond-IE die InitLabs in de Software gebruikt, blijft bij InitLabs. Opdrachtgever krijgt een eeuwigdurende, niet-exclusieve licentie om die Achtergrond-IE als onderdeel van de Software te gebruiken. Opdrachtgever mag deze licentie alleen samen met de Software overdragen.

De Software kan open source-componenten bevatten, waarvoor hun eigen licenties gelden. Op verzoek geeft InitLabs een overzicht van de gebruikte componenten en licenties. InitLabs gebruikt geen componenten waarvan de licentie Opdrachtgever zou verplichten haar eigen broncode te publiceren, tenzij Opdrachtgever daar Schriftelijk mee instemt.

Na volledige betaling levert InitLabs de broncode en de documentatie die nodig is om de Software te onderhouden aan Opdrachtgever, tenzij artikel 22.2 van toepassing is.

Voor zover de wet dat toestaat, doet InitLabs afstand van haar persoonlijkheidsrechten (artikel 25 Auteurswet) op Software waarvan de rechten overgaan op Opdrachtgever.

InitLabs stelt de Gehoste Dienst beschikbaar aan Opdrachtgever zoals beschreven in de Overeenkomst, inclusief hosting, monitoring, beveiligingsupdates en back-ups voor zover afgesproken.

De Gehoste Dienst draait in datacenters binnen de EER. De locaties staan in de Offerte en de Verwerkersovereenkomst. InitLabs verplaatst de Gehoste Dienst of Klantgegevens niet naar buiten de EER zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.

InitLabs spant zich redelijkerwijs in om de Gehoste Dienst beschikbaar te houden. Beschikbaarheidsdoelen, reactietijden en servicecredits gelden alleen als ze in een service level agreement staan. Als dat zo is, zijn de servicecredits de enige vergoeding voor het niet halen van de beschikbaarheidsdoelen, tenzij artikel 9.4 van toepassing is.

InitLabs kondigt gepland onderhoud dat de beschikbaarheid raakt ten minste vijf (5) Werkdagen vooraf aan en voert het waar mogelijk buiten kantooruren uit. Dringende beveiligingsupdates mogen zonder aankondiging worden doorgevoerd.

InitLabs maakt back-ups van Klantgegevens zoals vastgelegd in de Overeenkomst of de Verwerkersovereenkomst.

InitLabs mag de functionaliteit van de Gehoste Dienst wijzigen. Wijzigingen die functionaliteit waarop Opdrachtgever vertrouwt wezenlijk beperken, worden ten minste dertig (30) dagen vooraf aangekondigd.

InitLabs mag de toegang tot de Gehoste Dienst tijdelijk opschorten, voor zover nodig, bij een beveiligingsdreiging, misbruik, een schending van artikel 24, of niet-betaling op grond van artikel 5.5. InitLabs informeert Opdrachtgever direct en herstelt de toegang zodra de reden is weggenomen.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor haar gebruikers, voor het geheimhouden van inloggegevens, en voor de gegevens die Opdrachtgever en haar gebruikers in de Gehoste Dienst opslaan. Opdrachtgever meldt vermoedelijke onbevoegde toegang direct aan InitLabs.

Opdrachtgever gebruikt de Gehoste Dienst niet, en zorgt dat haar gebruikers die niet gebruiken, om:

Opdrachtgever vrijwaart InitLabs voor aanspraken van derden die voortvloeien uit gebruik van de Gehoste Dienst in strijd met dit artikel.

Tijdens de Overeenkomst kan Opdrachtgever haar Klantgegevens op ieder moment exporteren in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

Als de Overeenkomst eindigt, of als Opdrachtgever wil overstappen naar een andere aanbieder of naar eigen infrastructuur, zal InitLabs:

Opdrachtgever kan een overstap in gang zetten met een opzegtermijn van maximaal twee (2) maanden.

InitLabs brengt geen kosten in rekening voor het exporteren van Klantgegevens of voor het overstappen. Extra werk dat Opdrachtgever vraagt bovenop wat in dit artikel staat, wordt gefactureerd tegen de afgesproken tarieven.

Dit artikel geeft invulling aan de overstapverplichtingen uit hoofdstuk VI van de Europese Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854), voor zover die op de Gehoste Dienst van toepassing zijn.

In de Offerte en de Verwerkersovereenkomst staat welke AI-modellen worden gebruikt, wie ze levert en waar ze draaien. Tenzij Schriftelijk anders is afgesproken, gebruikt InitLabs alleen AI-modellen die binnen de EER draaien, op infrastructuur die InitLabs beheert of via een aanbieder die in de EER is gevestigd.

InitLabs mag een AI-model vervangen door een gelijkwaardig of beter model, bijvoorbeeld een nieuwere versie. InitLabs informeert Opdrachtgever daar vooraf over. Als de vervanging een nieuwe subverwerker met zich meebrengt, geldt de bezwaarprocedure uit de Verwerkersovereenkomst.

InitLabs gebruikt Invoer, Uitvoer en andere Klantgegevens niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren voor andere klanten of voor algemene doeleinden, en schakelt alleen Externe Leveranciers in die zich daar contractueel ook aan houden. Het aanpassen van een AI-functie aan Opdrachtgever, bijvoorbeeld door haar kennisbronnen te indexeren of een model te finetunen, gebeurt alleen op instructie van Opdrachtgever en uitsluitend voor Opdrachtgever.

Indexen, embeddings en gefinetunede modellen die uit Klantgegevens zijn gemaakt, gelden als Klantgegevens. Ze worden verwijderd of teruggegeven op grond van artikel 25.

InitLabs logt Invoer en Uitvoer alleen voor zover dat nodig is om de AI-functie voor Opdrachtgever te leveren, te beveiligen en te verbeteren en om incidenten af te handelen. De bewaartermijnen staan in de Verwerkersovereenkomst.

Als de vergoeding voor een AI-functie een gebruiksvolume omvat, wordt gebruik boven dat volume gefactureerd zoals in de Offerte staat. InitLabs mag redelijke gebruikslimieten toepassen om de stabiliteit en veiligheid van de Dienst te beschermen.

Uitvoer wordt automatisch en op basis van waarschijnlijkheden gegenereerd. Uitvoer kan onjuist, onvolledig, verouderd of ongepast zijn, ook als die overtuigend lijkt. InitLabs garandeert niet dat Uitvoer juist is of geschikt voor een bepaald doel.

Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor:

InitLabs neemt redelijke maatregelen om de risico's van AI-functies te beperken, zoals het baseren van antwoorden op de kennisbronnen van Opdrachtgever, waarborgen tegen misbruik, overdracht aan een mens, en monitoring. De maatregelen per Dienst staan in de Offerte.

Tussen partijen behoort Uitvoer toe aan Opdrachtgever, voor zover daar rechten op bestaan. InitLabs garandeert niet dat Uitvoer vrij is van rechten van derden of dat die door intellectuele eigendomsrechten wordt beschermd.

Beide partijen houden zich aan de verplichtingen die op grond van de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) op hen rusten. In de Offerte staat welke partij optreedt als aanbieder en welke als gebruiksverantwoordelijke van een AI-systeem. Staat dat er niet in, dan is Opdrachtgever gebruiksverantwoordelijke wanneer zij een AI-functie onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt.

AI-functies die rechtstreeks met mensen communiceren, zoals chatassistenten, zijn zo ontworpen dat mensen weten dat zij met een AI-systeem te maken hebben, zoals artikel 50 van de AI-verordening vereist. Opdrachtgever verwijdert of verbergt deze meldingen niet.

Opdrachtgever gebruikt AI-functies niet voor praktijken die verboden zijn op grond van artikel 5 van de AI-verordening, of voor toepassingen met een hoog risico uit bijlage III van de AI-verordening, zoals werving en selectie, het beoordelen van kredietwaardigheid of het beslissen over toegang tot essentiële diensten, tenzij dat vooraf Schriftelijk is afgesproken.

InitLabs levert voor iedere AI-functie gebruiksinstructies. Opdrachtgever zorgt ervoor dat medewerkers die met AI-functies werken over voldoende AI-geletterdheid beschikken, zoals artikel 4 van de AI-verordening vereist.

Iedere partij informeert de andere partij direct over ernstige incidenten of storingen van een AI-functie, en partijen werken samen bij meldingen die de wet vereist.